تحرص مؤسسات وشركات الأعمال بشكل دائم على إيجاد وسائل تواصل فعالة بين قسم الإدارة والموظفين الأخرين الموجودين في بقية الأقسام.فبذلك ستتمكن الشركة من تقييم مسيرة العمل والتأكد من الوصول للأهداف المنشودة، وبالتأكيد ستكون التقارير الإدارية المكتوبة أو الشفهية أحد أهم وسائل الاتصال وأكثرها استخدامًا في المؤسسات، فهي تساهم بربط جميع الأقسام الإدارية مع بعضها، كما تعرض جميع المعلومات الضرورية واللازمة ليتمكن المسؤولين من اتخاذ القرارات الملائمة.
تعطي التقارير الإدارية فرصة للشركة بالتنبؤ بمتطلباتها المستقبلية، ومعرفة الطرق الصحيحة لزيادة كفاءة إنجاز الأعمال، ومراقبة أداء الموظفين. تعرض التقارير الإدارية مجموعة من البيانات والحقائق الخاصة بمشكلة ما أو موضوع معين. كما تعرض تحليلات منطقية ومعلومات يمكن لإدارة المؤسسة الاستفادة منها لتوجيه الموظفين للطريق الصحيح.
كيفية كتابة التقارير الإدارية
تُكتب التقارير الإدارية على مرحلتين، المرحلة الأولى هي إعداد التقرير، والمرحلة الثانية هي كتابة التقرير.
إعداد التقرير
قبل البدء بكتابة أي تقرير إداري يجب الإعداد له جيدًا فهو يمثل العنصر الأساسي للتقرير، وبالطبع لإعداد التقرير مراحل وهي:
- التجهيز والإعداد: تضم هذه المرحلة أسئلة التقرير التي تشمل تحديد هدف التقرير، واستخداماته، ومعرفة الجهات التي ستستفيد منه.
- مستلم التقرير: تحديد الشخص أو القسم الذي سيستلم هذا التقرير، ومعرفة طريقة كتابته بطريقة تتناسب مع هدف التقرير والجهة المستلمة له.
- معلومات التقرير: وتشمل صدق مصادر المعلومات ونوعيته، وطريقة استخدامها الصحيح بكتابة التقرير.
- تصميم وتنفيذ التقرير: وهي مرحلة بناء هيكل التقرير العام.
والآن يمكنك البدء بكتابة التقرير الإداري
وتشمل كتابته الخطوات التالية:
- يجب عليك بهذه الخطوة تحديد الفكرة الرئيسية التي سيتناولها التقرير، فهي ستساهم بتوضيح الغرض من كتابة التقرير.
- استخدام المراجع: يمكنك بهذه الخطوة الاستعانة بمصادر مختلفة لكي تساعدك بكتابة التقرير، كالاستعانة بالإنترنت أو بالكتب.
- إعداد خطة: هي عبارة عن خطة تنظيمية تساعد بترتيب أفكار التقرير الخاصة ليتم استخدامها فيما بعد بكتابة التقرير، وتتكون الخطة من فكرة رئيسية وأفكار فرعية وتكون على شكل رسومات أو مخططات.
- كتابة التقرير: البدء بكتابة بيانات التقرير وفقرات وتشمل كتابة المقدمة، وكتابة الجمل المفتاحية الخاصة بكل فقرة من التقرير، وبالطبع لن ننسى استخدام الكلمات الانتقالية بين الفقرات إلى جانب كتابة كل التحليلات والاستنتاجات في التقرير.
- كتابة مراجع ومحتويات التقرير: بهذه الخطوة يتم تحرير التقرير ومراجعة محتوياته، لا يقوم بهذا العمل الشخص الذي كتب التقرير بل شخص آخر ذو كفاءة أعلى.
أجزاء التقارير الإدارية
تحتوي التقارير الإدارية على أجزاء رئيسية، ومن الضروري أن يلتزم الشخص المسؤول عن كتابة التقرير بكتابتها بطريقة دقيقة وصحيحة فهي تساهم بتوضيح هدف التقرير، والأجزاء الرئيسية هي:
- العنوان: هو صفحة التقرير الإداري الرئيسية، ويحتوي على اسم الإدارة التي صدرت منها التقرير، وعنوان التقرير الرئيسي، واسم الشخص الذي قام بكتابة التقرير، وتاريخ كتابته.
- مقدمة التقرير: غالبًا ما تُكتب المقدمة بعد الانتهاء من كتابة التقرير، لأنها تحتوي على جميع الأفكار العامة التي وردت في التقرير، وتشمل الموضوع الرئيسي، وتعرض هدف التقرير، وتبين أهميته.
- محتوى التقرير: هو عبارة عن صفحة التقرير الأساسية، وتحتوي على جميع المعلومات التي يتناولها التقرير، وتكون موزعة على فقرات.
- خاتمة التقرير: أهم صفحة في التقرير فهي تحتوي على النتائج التي توصل إليها التقرير، إلى جانب تقديمها لبعض الاقتراحات.
فوائد التقارير الإدارية
• دعم التخطيط: يقدم التقرير الإداري أفكار تساهم بنجاح عملية التخطيط، حيث تعتمد إدارة المؤسسة على جميع المعلومات والأفكار الواردة في التقرير الإداري كوجهات النظر، والآراء، وتوصيات المشرفين، والنتائج السابقة، والقدرات المتاحة، وبهذه المعلومات ستستطيع الإدارة من إعداد خطط استراتيجية تتميز بالموضوعية. • تعزيز الرقابة: مهمة الرقابة هي المقارنة بين المهام الخاصة التي تم وُضعت في التقرير والنتائج الفعلية. • دور الإشراف: هو عبارة عن تقييم النشاطات، ومتابعة أداء الموظفين، من قِبل إدارة الشركة، إلى جانب تحديد الأخطاء التي حصلت ومعرفة أسبابها وكيفية حدوثها.
أشكال التقارير الإدارية
هناك أنواع عديدة للتقارير الإدارية، فهي تختلف باختلاف محتواها، وطبيعتها، وسبب إعدادها وتتوزع على الشكل الآتي:
- تقارير إدارية قصيرة: تكون مختصرة وتتألف من صفحتين، وتُسمى مذكرة.
- تقارير إدارية طويلة: تكون مفصلة وتتألف تقريبًا من 20 صفحة وتُكتب بطريقة رسمية.
- التقارير الإدارية الداخلية: تُرسل هذه التقارير بين أقسام المؤسسة نفسها.
- التقارير الإدارية الخارجية: تُرسل هذه التقارير من المؤسسة لخارجها كإرسالها للمجلات أو الصحف.
في هذا المقال نكون قد تعرفنا على كل ما يخص التقارير الإدارية.